Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych1 – dalej nazywanego RODO - chcemy przekazać Państwu następujące informacje:

1. Administrator danych.
Administratorem Państwa danych osobowych przekazanych w związku z rezerwacją pokoju i pobytem w „Apartamentach Ostrzeszów” jest PLETTAC DISTRIBUTION Sp. z o.o. z siedzibą w Ostrzeszowie, ul. Kościuszki 31, 63-500 Ostrzeszów, nr KRS 0000207814, nr NIP: 8211649055, dalej nazwana „Administratorem”. Administrator danych decyduje o tym, w jaki sposób Państwa dane będą wykorzystane i zabezpieczone oraz realizuje Państwa uprawnienia wynikające z RODO.

Mogą Państwo skontaktować się z Administratorem w następujący sposób:
- wysyłając wiadomość na adres e-mail ado@plettac.com.pl
- osobiście z Administratorem w jego siedzibie albo
- wysyłając list na adres: PLETTAC DISTRIBUTION Sp. z o.o., ul. Kościuszki 31, 63-500 Ostrzeszów.

2. Cele i podstawa prawna przetwarzania Państwa danych.
Państwa dane osobowe są wykorzystywane przez Administratora w następujących celach:

a. rezerwacji pokoju, zawarcia i wykonywania łączącej nas umowy oraz świadczenia usług gastronomicznych, a także kontaktowania się z Państwem w sprawach z tym związanych (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 lit. b RODO: przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy oraz podjęcia działań na Państwa żądanie przed jej zawarciem);

b. wystawienia i przechowywania faktur VAT oraz innych dokumentów księgowych (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. c RODO: przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania obowiązku nałożonego na Administratora przez prawo podatkowe);

c. ustalenia, obrony, dochodzenia i windykacji ewentualnych roszczeń, które mogą powstać w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy oraz Państwa pobytem w „Apartamentach Ostrzeszów” (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 lit. f RODO: przetwarzanie danych jest niezbędne dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora);

d. kontaktowania się w sprawach związanych z zawartą umową z osobami przez Państwa wyznaczonymi (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 lit. f RODO: przetwarzanie danych jest niezbędne dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora – ułatwienie wykonania zawartej umowy i spełnienie oczekiwań Klientów).

3. Czy podanie danych Administratorowi jest obowiązkowe?
Podanie danych osobowych nie jest wymagane przez prawo, ale ich niepodanie spowoduje, że rezerwacja pokoju oraz zawarcie i prawidłowe wykonanie umowy będzie niemożliwe.

4. Jak długo Administrator będzie przechowywał Państwa dane?
Państwa rezerwacja i dane przekazane w związku z zawarciem umowy będą przechowywane przez czas wykonania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń, które mogą z niej wyniknąć. Natomiast faktura VAT i dane w niej wskazane będą przechowywane tak długo, jak wymagają tego przepisy prawa podatkowego, czyli przez 6 lat od końca roku, w którym została wystawiona faktura VAT.

5. Odbiorcy Państwa danych.
Administrator przekaże Państwa dane następującym kategoriom odbiorców:
a. podwykonawcom wspierającym Administratora przy realizacji usługi, między innymi w zakresie wyżywienia serwowanego gościom,
b. podmiotom świadczącym usługi płatnicze (np. banki), usługi doradcze, prawne lub księgowe,
c. uprawnionym organom publicznym.

6. Państwa uprawnienia.
Mają Państwo prawo żądać od Administratora:
a. dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
b. sprostowania lub uzupełnienia danych,
c. przeniesienia danych do innego administratora lub wydania ich Państwu,
d. usunięcia danych, które przetwarza Administrator,
e. ograniczenia przetwarzania danych.

Prawo sprzeciwu
Niezależenie od praw wskazanych powyżej, mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych przez Administratora. Prawo sprzeciwu przysługuje m.in. w sytuacji, gdy Administrator przetwarza Państwa dane na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

7. Jak można skorzystać z przysługujących Państwu praw?
Jeśli chcą Państwo skorzystać z wymienionych praw, wystarczy skontaktować się w tej sprawie z Administratorem osobiście w jego siedzibie lub wysyłając odpowiednie żądanie pocztą tradycyjną albo na podany adres e-mail. Możliwość realizacji niektórych praw jest uzależniona od podstawy, na jakiej Administrator wykorzystuje Państwa dane. Administrator może prosić Państwa o dodatkowe informacje niezbędne do Państwa identyfikacji i spełnienia żądania.

8. Skarga do organu nadzorczego.
Jeśli uważają Państwo, że Administrator przetwarza Państwa dane niezgodnie z prawem, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dane kontaktowe polskiego organu nadzorczego:
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-913 Warszawa
www.uodo.gov.pl

9. Przekazywanie danych do państw trzecich.
Administrator nie zamierza przekazywać Państwa danych do państw nienależących do Unii Europejskiej.

10. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje.
W oparciu o Państwa dane osobowe Administrator nie będzie podejmował wobec Państwa zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.

11. Zabezpieczenie danych.
Administrator stosuje niezbędne środki, aby Państwa dane były odpowiednio zabezpieczone i żeby nie mogły być wykorzystane przez osoby trzecie.

12. Źródło Państwa danych.
Administrator otrzymał Państwa dane kontaktowe niezbędne do rezerwacji pokoju i zawarcia umowy za pośrednictwem portalu booking.com od Booking.com B.V., Herengracht 597 1017 CE Amsterdam, Holandia.

13. Krótki opis przysługujących Państwu uprawnień.

13.1. Prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii – art. 15 RODO.
Mogą Państwo nieodpłatnie uzyskać od Administratora informację, czy Państwa dane są przez niego przetwarzane oraz zażądać przekazania szczegółowych informacji na temat:
a. celu przetwarzania danych,
b. odbiorców lub kategorii odbiorców tych danych,
c. planowanego okresu ich przechowywania danych,
d. przysługujących Państwu praw,
e. możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz
f. źródła, z którego Administrator pozyskał Państwa dane.
Mogą Państwo także złożyć wniosek o dostarczenie kopii tych danych (korzystanie z tego uprawnienia nie może negatywnie wpływać na prawa i wolności innych osób). Kopie danych mogą być wydawane w formie elektronicznej lub papierowej, a pierwsza kopia jest bezpłatna.

13.2. Prawo do sprostowania danych – art. 16 RODO.
Jeśli Państwa dane osobowe są nieprawidłowe lub niekompletne, mogą Państwo żądać, aby Administrator je poprawił lub uzupełnił.

13.3. Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – art. 17 RODO.
Mogą Państwo żądać niezwłocznego usunięcia Państwa danych osobowych przetwarzanych przez Administratora. Administrator ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć te dane osobowe, jeśli występuje chociaż jedna z poniższych okoliczności:

a. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub są w inny sposób przetwarzane,
b. cofnęli Państwo zgodę, na której opierało się przetwarzanie, i nie ma innej podstawy przetwarzania Państwa danych,
c. wnieśli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych i brak jest nadrzędnych prawnie uzasadnionych interesów Administratora wobec podstaw tego sprzeciwu albo wnieśli Państwo sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego,
d. Państwa dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,
e. obowiązek usunięcia danych osobowych wynika z przepisów prawa,
f. dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem dzieciom usług społeczeństwa informacyjnego.

Administrator powinien także powiadomić podmioty, którym udostępnił dane osobowe, o skorzystaniu przez Państwa z tego prawa, aby usunęli oni łącza do tych danych, ich kopie lub replikacje.

Administrator będzie mógł odmówić usunięcia Państwa danych, np. jeśli przetwarzanie danych jest wymagane przez prawo albo jest konieczne dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

13.4. Prawo do przenoszenia danych – art. 20 RODO.
Mogą Państwo żądać od Administratora wydania elektronicznej kopii Państwa danych osobowych lub przekazania tych danych innemu administratorowi. Wspomniane prawo dotyczy wyłącznie danych, które sami Państwo przekazali Administratorowi i są one przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Muszą być także wykorzystywane przez Administratora na podstawie Państwa zgody lub są niezbędne do wykonania umowy z Państwem, lub podjęcia niezbędnych czynności przed jej zawarciem.

13.5. Prawo do ograniczenia przetwarzania – art. 18 RODO.
Z prawa do ograniczenia przetwarzania danych mogą Państwo skorzystać w przypadku, kiedy:
a. kwestionujecie Państwo prawidłowość danych osobowych przetwarzanych przez Administratora (na czas weryfikacji ich poprawności),
b. dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ale sprzeciwiają się Państwo ich usunięciu,
c. Administrator nie potrzebuje już Państwa danych osobowych, ale są one Państwu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
d. wnosicie Państwo sprzeciw (na czas oceny, czy interes Administratora jest nadrzędny nad podstawami, na których opierają Państwo swój sprzeciw).

W czasie ograniczenia przetwarzania Administrator powinien przechowywać dane osobowe i nie może ich przetwarzać w inny sposób bez Państwa zgody, chyba że będzie to konieczne w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, w celu ochrony praw innej osoby lub ze względu na ważne względy interesu publicznego. Administrator powinien poinformować również odbiorców, którym przekazał Państwa dane, o dokonanym ograniczeniu przetwarzania. Administrator powiadomi też Państwa przed zamierzonym uchyleniem ograniczenia przetwarzania danych.

13.6. Prawo sprzeciwu – art. 21 RODO.
Mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw, gdy Administrator wykorzystuje Państwa dane na potrzeby marketingu bezpośredniego. Wtedy Administrator niezwłocznie przestanie przetwarzać Państwa dane osobowe w tym celu.

W każdym momencie mogą też Państwo wnieść sprzeciw ze względu na Państwa szczególną sytuację, jeśli Administrator przetwarza Państwa dane osobowe na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit f RODO). Administrator przestanie wykorzystywać Państwa dane w tym celu, chyba że wskaże uzasadnione prawnie podstawy nadrzędne wobec Państwa praw lub interesów albo jeśli przetwarzanie danych jest konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.


¹ art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).